Wenn du und dein Partner eine große Familie habt, der Partner vielleicht ausländische Wurzeln hat oder das Umfeld eine kleine Hochzeit nicht möglich macht, dann sollte man dringend einen Überblick über die Gästeliste haben. Im Le Royal finden einige der Hochzeiten mit mehr als 250 Gästen statt, der Clou dabei ist, die Ruhe zu bewahren und auch mal mit 100 Gästen mehr zu rechnen, denn in vielen Kulturen ist diese Tatsache vorprogrammiert.

Gern geben wir euch Tipps, wie ihr als Paar diesen Ansturm übersteht und wie vor allem auch die Planung mit mehr als 200 Gästen reibungslos abläuft. Planung, Kontrolle über das Budget und der Sitzplan sind nur ein paar Punkte auf eurer To-Do-Liste. Ein paar Ansätze haben wir für euch zusammengefasst.

Das gestresste Hochzeitsbudget

Denkt bitte immer daran, dass es verschiedene Faktoren bei der Budgetplanung gibt. Es gibt fixe Kosten und variable Kosten. Die fixen Kosten liegen z.B. beim Dj, Fotografen, Torte und oder bei der Location. An diesen Kosten könnt ihr kaum bis gar nichts verändern. Die variablen Kosten liegen beim Catering, Getränken und oder beim Dekorateur. Natürlich sind die Kosten letztendlich auch mit der Personenanzahl der geladenen Gäste verbunden – je mehr Gäste desto teurer die Hochzeit – einfache Rechnung, die aber auch abhängig von euren Wünschen ist!

Beim Catering stellt sich die Frage, welche Form ihr wählt. Es gibt z.B. im Le Royal sehr viele Art und Weisen, wie wir die Speisen präsentieren. Zunächst wählt ihr aus Menü oder Buffet. Dann gibt es viele Paare, die gern Platten zum familiären Teilen auf die Tische haben wollen. Extras wie Flying Buffet oder Vorspeisenteller zu Beginn, Live Cooking als auflockernde Station während der Hauptspeise oder eventuell als Mitternachtssnack und oder ein Dessert-Highlight mit einem Schokobrunnen oder einem riesigen Obstbuffet.

Die Getränkewahl ist bei großen Hochzeiten meist auf Softgetränke beschränkt – natürlich ist das abhängig vom Budget. Ergänzend gibt es im Le Royal viele Möglichkeiten von frischgepressten Säften über alkoholische Getränke bis hin zu Cocktails.

Eine festlich dekorierte Location lässt den Atem der Gäste stocken – Als Tipp: Entscheidet euch vorab für ein Budget, welches ihr dafür einkalkuliert. Vorbereitung ist bei dem Thema das A und O, schaut vorab gemeinsam in welche Richtung ihr gehen wollt, welche Blumen ihr mögt und wie ihr das Staging der Hochzeit haben möchtet. Beachtet dabei – je mehr Gäste, desto mehr Tische – unsere Erfahrung dabei ist, dass die Paare einen Mittelweg der Dekoration wählen und jeden zweiten Tisch z.B. mit Blumengestecken ausstatten.

Gästeliste - So plant man die Liebsten mit ein

Verwendet bei der Wahl der Gäste einfach unsere Fünf-Jahres- oder Fünf-Minuten-Faustregel:

Wenn ihr in den letzten fünf Jahren nicht mit den Personen auf eurer Gästeliste gesprochen habt, sollten sie wahrscheinlich nicht auf eurer Gästeliste stehen.

Wenn ihr euch nicht vorstellen könnt, an eurem Hochzeitstag fünf ganze Minuten mit der betreffenden Person verbringen zu wollen, dann sollte die Person wahrscheinlich von der Gästeliste gestrichen werden.

Ebenso lädt man auch gern Arbeitskollegen, Mitarbeiter und oder Freunde der Eltern ein, diese sollten jedoch auch einen gewissen Bezug zu euch haben – immerhin ist es eure Hochzeit!

Location, Location, Location

Ree Location

Stellt sicher, dass der Veranstaltungsort für alle geladenen Gäste passt. Im Internet gibt es sehr viele Locations, die dies zunächst versprechen – letztendlich ist es viel sicherer einfach einen Besichtigungstermin zu vereinbaren und sich selbst ein Bild davon zu machen!

Fotos sind schön und begeisterte Mund-zu-Mund-Bewertungen sind großartig – na klar! Aber es ist eure Hochzeit, der große und wichtigste Tag, also solltet ihr all eure Wünsche vor Ort anwenden können. Welche Bestuhlungsart passt vor Ort, wie groß ist die Tanzfläche und gibt es einen externen Raum für das Buffet? Zudem entstehen bei großen Hochzeiten auch entsprechende Temperaturen, wichtig ist also zu prüfen, ob eine Klimaanlage vorhanden ist. Das sind alles Punkte, die von euch selbst unter die Lupe genommen werden sollten.

Hochzeitsablauf - So geht nichts schief

Versucht euch einen Ablauf zu stecken, denn alle Gäste wollen eigentlich auch gratulieren und das Paar begrüßen. Nun ja, das ist zunächst der „normale“ Gedankengang – ihr könnt euch davon jedoch zunächst verabschieden – es ist nämlich eine riesige Herausforderung jedem Gast gerecht zu werden. Immerhin ist es auch euer großer Tag und kein Marathon! Ihr solltet somit diesen Tag auch genießen können, mit kleinen Anmerkungen passiert es auch, dass jeder Gast sich angesprochen, willkommen und auch wohlfühlt. Natürlich benötigt man im Vorwege sehr viel Vorbereitungszeit, jedoch hat man dann am Hochzeitstag ein bisschen weniger Stress. Platziert kleine personalisierte Aufmerksamkeiten (Tischkarten, Gastgeschenke etc.), bindet die Gäste in Spiele und oder Reden ein und gestaltet eine familiäre Atmosphäre.

Durch kleine Anregungen Fotobox, Karikaturist etc.  – Spiele sind ja nicht jedermanns Sache – solltet ihr euren Gästen zudem noch einen Grund geben aufzustehen. So entsteht zumindest schon an den Stationen, Tischen eine tolle Stimmung, je lockerer die Gäste, desto besser die Partystimmung im Nachgang.

Man könnte, je nach Menü- / Buffetfolge auch zwischen den Gängen einige Specials einbringen, ob das z.B. durch eine persönliche Ansprache ist oder ob man darauf verweist, dass es nun das Lieblingsessen des Bräutigams gibt – alle Ansprachen, die ihr persönlich tätigt finden die Gäste super! Sie fühlen sich angesprochen und aufgehoben, eine Ansprache vom Moderator ist dagegen immer etwas kühl. Zudem dauert es natürlich etwas länger wenn mehr als 200 Gäste versuchen satt zu werden.

Der schönste Abschluss ist auch ein Neuanfang

Und wenn die Feier zu Ende ist, dann bleiben nur noch schöne und unvergessliche Momente in Erinnerung. Mit dem richtigen Fotografen, können die Erinnerungen nochmal verewigt werden, so wie bei Özlem & Matthias.